Una società estera può operare in Italia in tre modi: senza una sede, inviando o assumendo personale; con un ufficio di rappresentanza, limitato alla promozione; con una sede secondaria o una società italiana, se vuole vendere stabilmente. La scelta dipende da cosa farà in Italia, da quante persone vi lavoreranno e da quale responsabilità vuole assumere. Il rischio da tenere sotto controllo in ogni caso è la stabile organizzazione non dichiarata.
Quattro domande prima di scegliere
- Venderete in Italia o vi limiterete a promuovere e a studiare il mercato? La vendita, cioè negoziare e concludere contratti con clienti italiani, richiede quasi sempre una struttura che paga le imposte in Italia.
- Avrete persone in Italia? Dipendenti già in forza all’estero mandati temporaneamente, nuovi assunti in Italia, agenti o distributori: ogni scelta ha regole diverse.
- Per quanto tempo? Un progetto di pochi mesi e una presenza stabile non richiedono la stessa struttura.
- Volete separare il rischio? Con una società italiana la responsabilità è limitata al suo patrimonio; con una sede secondaria o un ufficio di rappresentanza risponde la società estera.
Le forme di presenza societaria estera in Italia a confronto
| Nessuna sede | Ufficio di rappresentanza | Sede secondaria (branch) | Società italiana (Srl) | |
|---|---|---|---|---|
| Cos’è | Personale distaccato, assunto direttamente o agenti | Centro di costo della società estera | Articolazione stabile della società estera | Società autonoma controllata dalla società estera |
| Personalità giuridica autonoma | — | No | No | Sì |
| Può vendere in Italia | Con molta cautela (rischio di stabile organizzazione) | No | Sì | Sì |
| Imposte sul reddito in Italia | No, se non sorge una stabile organizzazione | No, finché l’attività resta preparatoria o ausiliaria | Sì, sul reddito attribuibile alla sede | Sì, su tutto il reddito della società |
| Iscrizione | — | REA della Camera di commercio | Registro delle imprese | Registro delle imprese, con atto notarile |
| Chi risponde dei debiti | La società estera | La società estera | La società estera | La Srl, nei limiti del suo patrimonio |
| Quando conviene | Progetti, primi dipendenti, prova del mercato | Fase di promozione e studio del mercato | Attività stabile, senza separare il patrimonio | Attività stabile, con rischio separato |
Analisi delle forme di presenza societaria in Italia
Ufficio di rappresentanza. È la forma più leggera: promozione, informazione, ricerca di mercato. Non può vendere, fatturare né incassare dai clienti. Non paga imposte sul reddito finché l’attività resta davvero preparatoria o ausiliaria. Non è un canale per ottenere il visto per i titolari della società. Guide: ufficio di rappresentanza della società estera e ufficio di rappresentanza e visto.
Sede secondaria. È la scelta di chi vuole operare stabilmente in Italia senza creare una nuova società. Si iscrive al Registro delle imprese (art. 2508 c.c.) e ha un rappresentante stabile in Italia. È una stabile organizzazione della società estera e paga le imposte sul reddito che le è attribuibile. Per le società di altri Stati UE l’iscrizione può avvenire anche in forma digitale: vedi la costituzione di sede secondaria di società UE.
Società italiana. Una Srl separa il patrimonio e il rischio dell’attività italiana da quelli della società estera. Si costituisce con atto notarile e il capitale minimo è di 1 euro: sotto i 10.000 euro i conferimenti vanno fatti in denaro e versati per intero alla costituzione, e almeno un quinto degli utili va accantonato a riserva finché capitale e riserva non raggiungono 10.000 euro (art. 2463 c.c.). Guide:
Due rischi che valgono per tutte le forme.
- Stabile organizzazione non dichiarata. Una presenza nata come «leggera» (un ufficio, un dipendente, un agente) può diventare stabile organizzazione per quello che fa in concreto. Vedi la guida alla stabile organizzazione in Italia.
- Esterovestizione. Al contrario, una società formalmente estera ma gestita di fatto dall’Italia può essere considerata residente in Italia e tassata su tutto il suo reddito (art. 73 TUIR), salvo quanto prevede l’eventuale convenzione contro le doppie imposizioni. Vedi residenza fiscale ed esterovestizione.
Il personale di una società estera impiegato in Italia
- Dipendenti già in forza all’estero, mandati temporaneamente in Italia: è un distacco. Richiede la comunicazione al Ministero del Lavoro, le condizioni di lavoro italiane e la conservazione dei documenti in italiano. Guida al distacco transnazionale di lavoratori in Italia.
- Nuovi assunti in Italia senza una società italiana: la società estera può essere il datore di lavoro, con contributi INPS e tutele italiane, ma deve controllare il rischio di stabile organizzazione. Guida ad assumere in Italia senza società italiana.
- Lavoratori forniti da un’agenzia per il lavoro estera: guida alla somministrazione transnazionale.
- Personale extra-UE: oltre alle regole di lavoro servono i titoli di ingresso. Vedi il trasferimento intra-societario (ICT) e la Carta Blu UE.
Vendere in Italia: agenti, distributori e contratti
Molte società estere entrano nel mercato italiano con un agente o un distributore prima di aprire una sede. Il contratto decide tre cose:
- quale legge si applica e quale giudice decide;
- quanto costa interrompere il rapporto;
- se l’agente rischia di diventare una stabile organizzazione della società estera.
Approfondimenti:
- guida ai contratti di agenzia e distribuzione per società estere;
- clausole di hardship nei contratti con l’Italia.
Amministratori e soci stranieri
- Codice fiscale. Gli amministratori, i rappresentanti e i soci stranieri devono avere un codice fiscale italiano.
- Costituzione a distanza. L’atto si può firmare senza venire in Italia, con una procura notarile apostillata o legalizzata. Per la Srl con sede in Italia e conferimenti in denaro è possibile anche la costituzione in videoconferenza con il notaio, ma serve un’identità elettronica riconosciuta nell’UE e una firma digitale: per i soci extra-UE, di regola, si usa la procura.
- Reciprocità. Per i soci e gli acquirenti extra-UE il notaio verifica la condizione di reciprocità (art. 16 delle preleggi), salvo che il socio abbia un permesso di soggiorno o che esista un trattato che la garantisce.
- Trasferimento in Italia. Se il titolare o un amministratore deve trasferirsi in Italia, serve un titolo di ingresso adeguato. L’ufficio di rappresentanza non lo fornisce.
Come vi assistiamo
Da quarant’anni lo studio accompagna società estere che entrano nel mercato italiano:
- scelta della forma di presenza e sua costituzione;
- verifica del rischio di stabile organizzazione;
- personale, distacchi e permessi;
- contratti con agenti, distributori e partner italiani;
- contenzioso, quando serve.
Lavoriamo e assistiamo in lingua italiana, inglese, spagnola.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra ufficio di rappresentanza, sede secondaria e società italiana? L’ufficio di rappresentanza può solo promuovere e studiare il mercato, non vende e non paga imposte sul reddito finché resta un’attività ausiliaria. La sede secondaria può operare stabilmente, ma non ha personalità giuridica: paga le imposte sul reddito che le è attribuibile e dei debiti risponde la società estera. La società italiana, di solito una Srl, è un soggetto autonomo con responsabilità limitata al proprio patrimonio.
Una società estera può operare in Italia senza aprire una sede? Sì, entro certi limiti. Può distaccare propri dipendenti, assumere direttamente personale in Italia o servirsi di agenti e distributori. Se però l’attività in Italia diventa stabile e comprende la vendita, può sorgere una stabile organizzazione, con l’obbligo di pagare le imposte in Italia.
Si può costituire una Srl senza venire in Italia? Sì. I soci possono firmare tramite un procuratore, con una procura notarile apostillata o legalizzata. Per le Srl con sede in Italia e conferimenti in denaro è possibile anche la costituzione in videoconferenza con il notaio, ma serve un’identità elettronica riconosciuta nell’UE: per i soci extra-UE, di regola, si usa la procura. Ogni socio e amministratore deve avere un codice fiscale italiano.
Serve la dichiarazione antimafia per aprire una società in Italia? Non per la sola costituzione. La documentazione antimafia serve per contratti pubblici e contributi pubblici sopra le soglie di legge e per le licenze e autorizzazioni elencate dall’art. 67 D.Lgs. 159/2011. Riguarda il legale rappresentante, gli amministratori e gli altri soggetti indicati dall’art. 85, anche se stranieri; per una sede secondaria, chi la rappresenta stabilmente in Italia.
Cos’è il numero REA? È il numero di iscrizione al Repertorio Economico Amministrativo della Camera di commercio. Lo ricevono le imprese iscritte e anche gli uffici di rappresentanza delle società estere, che non si iscrivono al Registro delle imprese.
