Una società estera può assumere un dipendente in Italia senza aprire una società italiana. Per farlo deve versare all’INPS i contributi italiani, di norma tramite un rappresentante in Italia, e applicare le tutele inderogabili del diritto del lavoro italiano. Senza una stabile organizzazione non è obbligata a trattenere le imposte: il lavoratore le dichiara da sé. Il rischio vero è un altro: che l’attività del dipendente faccia nascere una stabile organizzazione, con le imposte e gli obblighi che ne derivano.
Le imprese estere che vogliono avere una o più persone in Italia prima di aprire una sede: un commerciale, un tecnico, un dipendente che si trasferisce e continua a lavorare da remoto, possono trovare le spiegazioni che servono fornite dallo Studio Legale Internazionale Damiani&Damiani con sede a Palermo e Torino,
Il contratto: quale legge si applica
Le parti possono scegliere la legge che regola il contratto di lavoro, ad esempio quella del Paese della società. Ma se il dipendente lavora abitualmente in Italia, la scelta non può privarlo delle tutele inderogabili della legge italiana (art. 8 del Regolamento CE 593/2008, «Roma I»). In pratica valgono comunque le regole italiane su:
- orario e riposi;
- ferie;
- licenziamento;
- tutela della salute e sicurezza;
- parità di trattamento.
Retribuzione. Il contratto collettivo nazionale (CCNL) non si applica automaticamente a un datore estero che non vi aderisce. In caso di contenzioso, però, i giudici italiani usano di regola il CCNL del settore come parametro della retribuzione «sufficiente» garantita dall’art. 36 della Costituzione. Partire da quel parametro evita sorprese.
Gli adempimenti in Italia
Anche senza sede in Italia, il datore estero deve gestire in Italia gli adempimenti di un datore di lavoro:
- comunicazione obbligatoria di assunzione;
- libro unico del lavoro;
- buste paga;
- versamenti all’INPS e, di norma, premi INAIL: l’assicurazione è obbligatoria anche per chi lavora al computer o in smart working.
Quando questi adempimenti non sono curati direttamente dal datore di lavoro, possono svolgerli per suo conto i consulenti del lavoro e, previa comunicazione all’Ispettorato del Lavoro, avvocati e commercialisti (art. 1 L. 12/1979).
Contributi: INPS e rappresentante previdenziale
Per i regolamenti europei di sicurezza sociale chi lavora in Italia è di regola assicurato in Italia (art. 11 del Regolamento CE 883/2004). Lo stesso vale, salvo convenzioni diverse, per i dipendenti di datori extra-UE. La società estera deve quindi:
- aprire una posizione INPS;
- versare i contributi italiani: quelli a suo carico e quelli trattenuti al lavoratore.
Ci sono tre eccezioni da conoscere:
- lavoratori distaccati temporaneamente dall’estero, che restano assicurati nel Paese di origine con il certificato A1 o con il certificato previsto dalle convenzioni: vedi la guida al distacco transnazionale;
- lavoratori in telelavoro transfrontaliero che lavorano dall’Italia per meno del 50% del tempo: se il Paese del datore ha aderito all’accordo quadro europeo sul telelavoro transfrontaliero (l’Italia vi aderisce dal 1° gennaio 2024), possono restare assicurati in quel Paese, su richiesta;
- lavoratori che operano abitualmente in più Stati, per i quali la legislazione applicabile si determina con le regole dell’art. 13 del Regolamento 883/2004.
Il datore senza sede in Italia opera di solito tramite un rappresentante previdenziale: un soggetto residente in Italia, spesso un professionista, che riceve il mandato e cura iscrizione, denunce e versamenti. Se il datore ha sede in un altro Stato UE, del SEE o in Svizzera c’è un’alternativa: può accordarsi con il dipendente perché sia lui a versare i contributi per conto del datore (art. 21, par. 2, del Regolamento CE 987/2009). L’accordo va comunicato all’INPS e il datore resta responsabile dei propri obblighi. La soluzione è legittima, ma sposta sul lavoratore un compito delicato: va valutata con attenzione.
Imposte: il datore estero non è sostituto d’imposta
Il datore di lavoro estero senza stabile organizzazione in Italia non è sostituto d’imposta. Non è quindi obbligato a trattenere l’IRPEF sullo stipendio (art. 23 DPR 600/1973). L’Agenzia delle Entrate lo ha confermato anche per l’ufficio di rappresentanza di una società estera (risposta a interpello n. 297 del 27 aprile 2021).
Le conseguenze sono due.
- Il lavoratore paga da sé. Dichiara lo stipendio nella propria dichiarazione dei redditi e versa saldo e acconti: per molti dipendenti è una sorpresa, e va spiegato al momento dell’assunzione.
- Il datore può trattenere volontariamente. Se lo fa, deve poi rilasciare la Certificazione Unica e presentare il modello 770, come un sostituto d’imposta italiano.
Regime impatriati. Il dipendente che si trasferisce in Italia può avere diritto al regime agevolato per i lavoratori impatriati (art. 5 D.Lgs. 209/2023) anche se il datore è estero. Se il datore non lo applica in busta paga, il lavoratore lo fa valere in dichiarazione (risposta a interpello n. 2 del 12 gennaio 2026). I requisiti sono stringenti e vanno verificati prima del trasferimento.
Il rischio vero: la stabile organizzazione
Un dipendente in Italia può far nascere una stabile organizzazione della società estera. In quel caso:
- il reddito attribuibile all’attività italiana è tassato in Italia;
- la società diventa sostituto d’imposta per i dipendenti italiani;
- si aggiungono obblighi contabili e IVA.
Se la stabile organizzazione non è dichiarata, l’Amministrazione finanziaria recupera imposte, ritenute, sanzioni e interessi. Oltre i 50.000 euro di imposta evasa l’omessa dichiarazione è anche un reato (art. 5 D.Lgs. 74/2000).
Una premessa: la definizione di stabile organizzazione è quella del TUIR, ma se la società estera ha sede in un Paese che ha una convenzione contro le doppie imposizioni con l’Italia, prevale la definizione della convenzione quando è più favorevole (art. 169 TUIR). Il test concreto dipende quindi anche dal Paese di provenienza. Le due situazioni da tenere d’occhio sono queste.
1. Il dipendente che vende. Per il TUIR c’è una stabile organizzazione «personale» quando una persona agisce per conto della società e abitualmente conclude contratti, o opera ai fini della loro conclusione senza modifiche sostanziali da parte della società (art. 162, comma 6). Molte convenzioni usano ancora una formula più stretta, legata al potere di concludere contratti in nome dell’impresa. Non contano l’ufficio o le ore: conta cosa fa. È il caso tipico del commerciale assunto in Italia che negozia e chiude i contratti con i clienti italiani.
2. Il dipendente che lavora da casa. Una sede fissa d’affari può essere anche l’abitazione del lavoratore, se la società se ne serve in modo stabile. Per i casi coperti da una convenzione, l’aggiornamento del Commentario OCSE pubblicato il 19 novembre 2025 offre due criteri di orientamento:
- se il dipendente lavora da casa in Italia meno del 50% del tempo nell’arco di 12 mesi, di regola l’abitazione non è una sede della società;
- sopra quella soglia pesa soprattutto se esiste una ragione commerciale per la presenza in Italia, per esempio seguire clienti o fornitori italiani. Il solo interesse ad assumere o trattenere il dipendente, o il risparmio sui costi d’ufficio, non sono ragioni commerciali.
Il Commentario non è legge italiana, ma orienta l’interpretazione delle convenzioni. L’Italia ha formulato un’osservazione: la propria giurisprudenza resta rilevante, e i giudici guardano ai fatti concreti.
Attività preparatorie e ausiliarie. Alcune attività di supporto non creano stabile organizzazione, a condizione che abbiano davvero carattere preparatorio o ausiliario (art. 162, commi 4 e 4-bis, TUIR):
- promozione e informazione;
- ricerca di mercato e raccolta di informazioni;
- acquisto di beni per la società.
L’assistenza ai clienti non è fra queste: se il dipendente fornisce servizi ai clienti italiani, la valutazione va fatta caso per caso.
Il passaggio dalla promozione alla vendita è il punto in cui la struttura va ripensata: approfondimento nella guida alla stabile organizzazione in Italia.
Employer of Record: quando è legittimo in Italia
Molte società estere si rivolgono a un Employer of Record (EOR): un operatore che assume formalmente il lavoratore e lo mette a disposizione del cliente, che ne dirige il lavoro. Per l’ordinamento italiano questo schema ha un nome preciso: somministrazione di lavoro. La possono esercitare solo le agenzie per il lavoro autorizzate e iscritte all’albo nazionale (artt. 30 e seguenti D.Lgs. 81/2015; art. 4 D.Lgs. 276/2003).
Prima di firmare con un EOR, chiedete se l’operatore italiano che assume il lavoratore è un’agenzia per il lavoro autorizzata. Se non lo è, lo schema rischia di essere qualificato come somministrazione illecita. Dal 2 marzo 2024 (D.L. 19/2024) è di nuovo un reato, punito con l’arresto fino a un mese o con l’ammenda di 60 euro per ogni lavoratore e per ogni giornata, comunque non inferiore a 5.000 né superiore a 50.000 euro (art. 18 D.Lgs. 276/2003). La pena colpisce sia chi somministra sia chi utilizza il lavoratore: per la società estera cliente, i suoi legali rappresentanti. Secondo la giurisprudenza sull’interposizione illecita, il lavoratore può inoltre chiedere che il rapporto sia riconosciuto alle dipendenze di chi ne ha effettivamente utilizzato la prestazione.
Anche con un’agenzia autorizzata, la somministrazione ha limiti di durata e percentuali (art. 31 D.Lgs. 81/2015) da verificare in anticipo, soprattutto per un cliente che non ha altri dipendenti in Italia. Un’alternativa è l’agenzia di un altro Stato UE, autorizzata nel proprio Paese, che invia lavoratori in Italia con le regole del distacco transnazionale.
Un EOR regolare, infine, risolve gli adempimenti ma non il rischio di stabile organizzazione: se il lavoratore vende per la società estera, il problema resta.
Quale strada scegliere
- Uno o due dipendenti in ruoli di supporto, da remoto: assunzione diretta con rappresentante previdenziale, controllando che il ruolo resti di supporto.
- Un commerciale che negozia e chiude contratti in Italia: il rischio di stabile organizzazione è alto. Conviene valutare subito una sede secondaria o una società italiana, oppure riorganizzare il ruolo.
- Un periodo di prova del mercato senza struttura: agenzia per il lavoro autorizzata, con un contratto che definisca bene compiti e poteri.
- Personale già dipendente all’estero mandato temporaneamente in Italia: non è un’assunzione ma un distacco, con regole proprie.
L’assistenza dello Studio Legale Internazionale Damiani&Damiani
Aiutiamo le società estere a scegliere la strada giusta e a impostarla:
- verifica del rischio di stabile organizzazione in base al ruolo del dipendente;
- contratto di lavoro e legge applicabile;
- inquadramento e retribuzione;
- posizione INPS e rappresentanza previdenziale;
- trattamento fiscale del lavoratore, compreso il regime impatriati;
- verifica dei contratti con Employer of Record e agenzie per il lavoro.
Se il personale in Italia cresce, vi accompagniamo nel passaggio a un ufficio di rappresentanza, a una sede secondaria o a una società italiana. Per il quadro complessivo, vedi la guida alle società estere in Italia [da attivare].
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Domande frequenti
Una società estera può assumere un dipendente in Italia senza aprire una società italiana? Sì. La società estera può essere direttamente il datore di lavoro di un dipendente che lavora in Italia. Deve aprire una posizione INPS, di norma tramite un rappresentante residente in Italia, versare i contributi italiani e rispettare le tutele inderogabili della legge italiana. Deve anche verificare che l’attività del dipendente non faccia nascere una stabile organizzazione.
Il datore di lavoro estero deve trattenere le imposte sullo stipendio? Se non ha una stabile organizzazione in Italia, no: non è sostituto d’imposta (art. 23 DPR 600/1973; risposta a interpello n. 297/2021). Il lavoratore dichiara lo stipendio e versa le imposte da sé. Il datore può trattenerle volontariamente, ma in quel caso deve rilasciare la Certificazione Unica e presentare il modello 770.
Quando un dipendente in Italia può creare una stabile organizzazione della società estera? Soprattutto in due casi. Il primo è quando il dipendente conclude abitualmente contratti per la società, o opera ai fini della loro conclusione senza modifiche sostanziali da parte della società (art. 162, comma 6, TUIR). Il secondo è quando lavora da casa in Italia per almeno metà del tempo e la sua presenza ha una ragione commerciale, come seguire clienti italiani: è il criterio orientativo dell’aggiornamento 2025 del Commentario OCSE. Se si applica una convenzione, il test può essere diverso.
L’Employer of Record è legale in Italia? Sì, se l’operatore che assume il lavoratore in Italia è un’agenzia per il lavoro autorizzata e il rapporto è strutturato come somministrazione. Altrimenti lo schema rischia di essere considerato somministrazione illecita, che dal 2024 è un reato per chi somministra e per chi utilizza il lavoratore. Anche la somministrazione regolare ha limiti di durata e percentuali. In ogni caso l’EOR non elimina il rischio di stabile organizzazione.
Quale legge regola il contratto di un dipendente che lavora in Italia per una società estera? Le parti possono scegliere la legge applicabile, ma se il dipendente lavora abitualmente in Italia non possono escludere le tutele inderogabili della legge italiana (art. 8 del Regolamento Roma I). Valgono quindi le regole italiane su orario, ferie, licenziamento e sicurezza. Per la retribuzione, i giudici usano di regola come parametro il contratto collettivo del settore.
Il dipendente di una società estera può usare il regime impatriati? Sì, se ha i requisiti dell’art. 5 D.Lgs. 209/2023 e lavora prevalentemente in Italia. Se il datore estero non applica l’agevolazione in busta paga, il lavoratore la fa valere nella dichiarazione dei redditi, come ha confermato l’Agenzia delle Entrate con la risposta n. 2 del 12 gennaio 2026.
Fonti normative citate (box in fondo alla pagina)
- Regolamento CE 593/2008 (Roma I), art. 8
- Regolamento CE 883/2004, artt. 11 e 13; Regolamento CE 987/2009, art. 21; accordo quadro europeo sul telelavoro transfrontaliero (in vigore per l’Italia dal 1° gennaio 2024)
- DPR 29 settembre 1973, n. 600, art. 23; DPR 22 dicembre 1986, n. 917 (TUIR), artt. 162 e 169
- D.Lgs. 10 marzo 2000, n. 74, art. 5
- Agenzia delle Entrate, risposta a interpello n. 297 del 27 aprile 2021; risposta n. 2 del 12 gennaio 2026
- D.Lgs. 27 dicembre 2023, n. 209, art. 5 (regime impatriati)
- D.Lgs. 15 giugno 2015, n. 81, artt. 30 e seguenti, in particolare art. 31; D.Lgs. 10 settembre 2003, n. 276, artt. 4 e 18; D.L. 2 marzo 2024, n. 19
- L. 11 gennaio 1979, n. 12
- OCSE, The 2025 Update to the OECD Model Tax Convention
