A constituição de sede na Itália de sociedade estrangeira ou branch, ou seja, estabelecimento permanente de sociedade estrangeira na Itália, mas também de uma sociedade italiana no exterior, é parte do processo de internacionalização das empresas que envolve diversos sujeitos, o contador, para a disciplina dos aspectos fiscais, o advogado para a verificação da conformidade dos atos ao ordenamento jurídico e ao direito comercial e societário, o notário para o correto registro dos atos nos registros públicos e para a identificação das cláusulas mais adequadas às necessidades da sociedade.
Para simplificar o processo de constituição de sede secundária de sociedade, foi disponibilizado o procedimento online, mas é necessário seguir alguns procedimentos específicos para a redação do ato público informático. Eis uma lista das principais etapas para abrir online uma empresa na Itália:
- Verificação da Conformidade da Sociedade Estrangeira e certificar-se de que ela está devidamente constituída e operativa no país de origem. Para poder comprovar a existência da sociedade no país estrangeiro, é necessário solicitar um certificado de existência da sociedade ou um documento equivalente.
- Tradução e Legalização dos Documentos Relevantes da Sociedade Estrangeira, a começar pelo Estatuto Social, em ambos os idiomas, o do país estrangeiro onde a sociedade está registrada e em língua italiana. Os documentos originais e os originais traduzidos devem ser juramentados ou legalizados e apostilados, conforme o país.
- Obter o Código Fiscal Italiano – Partita IVA – para a Sociedade Estrangeira
- Definir online o Ato público informático de Constituição do estatuto da Sede societária Secundária, que deve incluir detalhes como o endereço da sede na Itália, o objeto social, os dados do representante legal na Itália, o eventual sócio estrangeiro etc.
- Assinatura Eletrônica dos Documentos ato constitutivo, estatuto da sociedade pelos sócios e por todos os sujeitos envolvidos. Muitas jurisdições aceitam assinaturas eletrônicas, que podem ser apostas por meio de plataformas online certificadas
- Inscrição no Registro das Empresas da sede societária secundária, fornecendo todos os documentos exigidos relativos à sociedade e a documentação relativa ao representante legal.
- Abertura de uma Conta Bancária Italiana na Itália em nome da sede secundária.
- Notificação à Questura (departamento de imigração da polícia italiana) da Constituição da sede secundária competente por território.
- Obrigações Fiscais e Previdenciárias de modo a cumprir todos os encargos, como o registro para fins de IVA e, se necessário, a inscrição nos órgãos previdenciários.
- Implementação da Compliance Empresarial com as normas previstas para as empresas italianas, incluídas as normas sobre privacidade (GDPR) ou as antilavagem de dinheiro, se aplicáveis e necessárias
Simplificação dos procedimentos de constituição e registro online via web, de sociedades estrangeiras na Itália
O procedimento de abertura online via web na Itália de uma sede secundária de uma sociedade da UE foi introduzido graças ao decreto legislativo de implementação da diretiva UE 2017/1132. Os pontos mais relevantes desse procedimento são resumidos em:
- O ato público digital formado em videoconferência poderá ser utilizado para instituir a sede secundária na Itália de uma sociedade constituída em outro Estado da UE. Isso vale tanto para as Srl quanto para outras formas societárias.
- Decreto de Constituição de Srl Digital que permite a constituição de sociedades ou sedes estrangeiras digitais, simplificando significativamente o processo.
Os atos formados por uma sociedade da UE por decisão do órgão societário, estatuto da sociedade matriz, procuração, identificação do responsável, atribuição de poderes, poderão ser contidos em um suporte informático com certificação do Registro de pertencimento. Os documentos formados em videoconferência poderão então ser depositados, substituindo, na medida do possível, o procedimento analógico de inscrição nos registros públicos na Itália.
O uso da Assinatura Eletrônica ocorre por meio de instrumentos certificados e reconhecidos, que permitem a subscrição necessária por parte da administração da sociedade matriz ou do responsável pela branch. Em caso de alterações relevantes na sociedade matriz, como mudança de denominação, incorporação, transformação da forma jurídica, o Registro de pertencimento se encarregará automaticamente de realizar as adaptações necessárias no Registro das Empresas onde está inscrita a sede secundária, por meio do sistema BIRS (Business registers interconnection system).
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