Smart Working dopo la pandemia. Ecco com’è cambiato

L’emergenza sanitaria da Covid ha colpito un po’ tutto il mondo e lo ha trascinato in un drammatico vortice quando il lockdown ha costretto tutti a cambiare abitudini di vita. Molte aziende si sono dovute adattare subito alla modalità di lavoro agile in smart working, adottando la procedura semplificata per i propri dipendenti.

Cosa è realmente cambiato dopo tutto quello che è successo in riferimento proprio a questa modalità di lavoro agile da remoto? In realtà, quanto si è verificato nelle aziende nei mesi primaverili non è un vero e proprio modello di smart working. Si tratta più di una forma di lavoro agile domiciliare svolto in emergenza, più flessibile del cosiddetto TeleLavoro già conosciuto nell’ordinamento italiano. Fatto sta che, volente o nolente, la pandemia ha sicuramente abbattuto diversi rigidi paletti in merito all’opportunità di adottare anche nella vita normale di tutti i giorni lo smart working come modalità di lavoro, sia dal lato delle aziende che da quello dei dipendenti.

Sempre più aziende, proprio per affrontare questo periodo di emergenza, hanno dovuto fare affidamento su un consulente di tecnologia smart, prima di tutto per adattarsi a tutto quello che comporta una simile modalità di lavoro. Ad esempio, i cambiamenti necessari per adattarsi alle regole che sono sancite dal gdpr per tutto l’aspetto legato ai data protection e tutela di dati sensibili, oppure per le normative da seguire in tema di smart insurance e cyber security. Si tratta solo di pochi esempi che fanno necessariamente capire come serva poter contare sulla consulenza di una società che si occupi da tanto tempo di questi aspetti.

Working Policy, Lavoro Agile Smart Working e le differenze con il Telelavoro

Dando uno sguardo alle statistiche, l’evidenza è palese. Nonostante la Legge di istituzione dello smart working sia la n.81 del 2017, prima della diffusione del Covid-19 solamente il 7% dei lavoratori era solito sfruttare in maniera continuativa o anche solo occasionale il lavoro da remoto, in modo particolare nella modalità del lavoro agile.

La tendenza si è invertita notevolmente dopo il lockdown. Anche se non siamo più in piena emergenza, le aziende continuano a seguire rigidi protocolli in ambito aziendale che comportano una minore presenza della forza lavoro e dei dipendenti all’interno degli uffici e spazi aziendali.

Le ultime stime parlano di una presenza negli uffici pari al 40%, secondo i dati Eurofund. Statistiche che rendono effettivamente merito all’importante cambiamento che sta prendendo piede, che è stimolato e spinto da due ragioni di base: 

prima di tutto, chiaramente, l’esigenza di protezione; 

ma al tempo stesso, anche una volontà di riorganizzare tante attività con la gestione del lavoro a distanza, sfruttando soluzioni per la gestione del lavoro più flessibili ed efficaci, anche in vista di una ripresa economica e dei nuovi mercati online spalancati dal Covid.

I professionisti delle Policy per lo smart working

Per l’azienda, la gestione del lavoro da remoto comporta una serie di adempimenti molto delicati: 

Dal momento che lo studio legale internazionale Damiani&Damiani assiste da oltre 40 anni le aziende per tutte le esigenze di ordine legale ed economico, era obbligatorio elaborare una task force in grado di assicurare il miglior servizio di consulenza smartworking. Le linee guida per l’adozione dello Smart Working sono state elaborate dallo studio legale Damiani&Damiani e dallo studio Balzi con competenze mirate e in grado di guidare l’azienda nell’organizzazione del lavoro dei propri dipendenti senza più vincoli di orari e spazi. 

Un processo importante che deve essere affrontato a livello aziendale affidandosi a consulenti smart working specifici, soprattutto perché c’è da superare una vera e propria sfida a livello culturale. L’impegno però servirà anche a riadattare e progettare nuovamente gli spazi di lavoro, così come per trasformare in modalità digitale in perfetta sicurezza informatica tanti processi decisionali o attività importanti, che prima venivano svolte rigorosamente di persona ovvero in presenza.

Differenze tra Smartworking e Telelavoro e working policy

Le fattispecie che comprendono la denominazione di smartworking o lavoro agile si distinguono nettamente dal telelavoro. Il telelavoro è una modalità di lavoro rigida. Praticamente si svolge lo stesso lavoro e per le stesse ore a domicilio invece che in sede.

Lo smart working, invece, definisce una maggiore flessibilità nella ricerca delle giornate in cui sfruttare tale modalità di lavoro, così come del luogo in cui svolgere l’attività di lavoro, che non sempre coincide con il proprio ambito domestico e nemmeno, com’è ovvio, al tradizionale luogo di lavoro. Tutte condizioni che possono essere negoziate negli accordi individuali tra dipendente e datore di lavoro.

È sempre più alto, quindi, l’interesse di aziende che vogliono implementare e sperimentare questa nuova modalità di lavoro, ma non tutti sono pronti per un simile cambiamento. Proprio per tale ragione è fondamentale elaborare e adottare una policy aziendale mirata, ribattezzata lavoro agile working policy. Si tratta di una serie di regole stabilite in via prioritaria, che vanno a modellare il lavoro agile. Al tempo stesso emerge in maniera sempre più pressante la necessità di affidarsi a professionisti che offrono un completo ed efficace servizio di consulenza smart working, in grado dioffrire sempre la migliore soluzione ad ogni problema in ambito digitale per l’attività aziendale quotidiana.

Il vero e proprio modello di lavoro smartworking

Il modello organizzativo di flessibilità su cui si basa lo smartworking deve avere uno stretto legame con il lavoro per obiettivi ed è legato ad un gran numero di fondamentali aspetti, ognuno con il suo impatto sulla realtà aziendale. L’organizzazione è fondamentale sia dal punto di vista della collaborazione e della fiducia, che per quanto riguarda il self-management e la valorizzazione delle scienze comportamentali ma anche dal punto di vista dell’orario di lavoro.

Tutti questi aspetti sono fondamentali da comprendere, visto che servono a gestire in maniera impeccabile qualche potenziale rischio di questa modalità di lavoro, come il rischio di isolamento, oppure dell’ottimale gestione del rapporto tra colleghi e responsabili, nonché la valutazione delle performance da remoto del lavoro a distanza e l’aspetto della cyber security.

Di conseguenza, è chiaro come le singole aziende devono necessariamente puntare a investimenti anche sulla formazione dei propri lavoratori, organizzando degli appositi corsi e percorsi sia per i responsabili che per il gruppo di collaboratori. 

Gli effetti benefici dell’adozione dello smart working come soluzione a lungo termine e non più estemporanea per fronteggiare l’emergenza, sono tantissimi e hanno un impatto anche a livello ambientale. 

I risparmi per l’azienda non sono trascurabili, dal minore impatto economico per la gestione delle sedi, alla possibilità di adottare contratti flessibili, fino ai risparmi economici in termini di forniture. Ma tra questi non è trascurabile nemmeno l’impatto minore sull’ambiente dovuto alle grandi masse di persone costrette giornalmente a spostarsi da un punto ad un altro della città per andare al lavoro. Gli spostamenti non dovranno più essere affrontati necessariamente con mezzi di trasporto tradizionali e nelle più importanti aree urbane, stimolando una riduzione del tasso di inquinamento a livello atmosferico soprattutto negli orari di punta. È un importante cambiamento che, come più volte sottolineato, deve intervenire in modo particolare a livello culturale, perché si tratta di una rivoluzione da abbracciare in toto e non solamente a metà.