Alla luce delle disposizione contenute nel GDPR è stato previsto il Modello 231. A cosa serve il modello organizzativo 231? Se sei a capo di un’azienda ti è già capitato di entrare in contatto con il modello di gestione aziendale e di organizzazione predisposto dal decreto legislativo 231 del 2001.
Il decreto che ha dato il nome al modello di gestione e organizzazione aziendale 231 attribuisce una responsabilità penale agli enti e alle imprese, in caso di reati commessi o tentati dai dipendenti per acquisire un vantaggio nel loro interesse o nell’interesse dell’impresa o della società.
Questo modello organizzativo e di gestione aziendale serve per:
- prevenire la responsabilità amministrativa della società;
- distinguere le responsabilità dei singoli soggetti che operano all’interno dell’azienda da quelle della società;
- attribuire a ciascun individuo o funzione una precisa responsabilità differenziandola da quella degli altri e da quella della società, grazie all’attribuzione di compiti e funzioni ben precise.
Il modello 231 serve proprio a salvaguardare la responsabilità penale della società e dell’azienda in caso siano commessi reati, grazie ad un modello organizzativo interno e di gestione a salvaguardia di quei reati che potrebbero essere commessi.
Per evitare che la società e l’azienda sia chiamata a rispondere del comportamento penale dei propri dipendenti, il decreto predispone l’adozione di un modello di gestione e di organizzazione aziendale, in grado di definire un sistema di controllo interno efficace e chiaro cui è attribuito il compito di vigilare.
Il modello 231 è un modello di organizzazione e gestione obbligatorio o facoltativo?
Lo diciamo subito, l’adozione del modello 231 è facoltativa, tuttavia ti consigliamo di continuare a leggere il nostro post. Nel decreto 231 del 2001 il legislatore ha richiamato la responsabilità penale delle aziende in quanto persona giuridica, nel caso di reati commessi dai propri dipendenti ma non ha reso obbligatorio l’adozione del modello organizzativo e di gestione chiamato 231.
È ovvio, però, che se ne consiglia l’adozione, perché è stato pensato per ridurre il rischio delle imprese di essere chiamate a rispondere per uno dei reati commessi e sanzionati dal decreto 231. Tutte le aziende e le imprese, piccole e grandi, società per azioni o a responsabilità limitata, Srl, Spa, possono adottare il modello 231.
I reati previsti dal decreto 231 e regolati dal modello organizzativo e di gestione
Tutte le aree di attività di un’impresa possono essere colpite da reati commessi da dipendenti e personale. Vediamo quali possono essere:
- reati contro la salute e la sicurezza sul lavoro
- reati contro la Pubblica Amministrazione
- reati societari
- delitti contro la personalità individuale
- delitti con finalità di terrorismo o eversione dell’ordine democratico
- reati transnazionali (traffico di migranti, riciclaggio…)
- illeciti ambientali
- reati di criminalità informatica
- manipolazioni del mercato e abuso di informazioni privilegiate
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Ecco come eseguire la redazione del modello 231
Le componenti principali per la redazione del modello di gestione, controllo e organizzazione aziendale 231 per il sistema di gestione preventiva di rischi sono:
- disposizioni organizzative
- procedure
- modulistica
- codici comportamentali
- software
- commissioni
Per iniziare bisogna individuare 4 fasi per ogni azienda che sono:
- mappatura delle aree a rischio di reato. si tratta di individuare le attività a rischio di reato, le modalità con le quale potrebbe essere possibile commettere il reato, l’intensità e la gravità del rischio di reato e le misure di prevenzione adottate.
- valutazione del sistema di controllo interno. si tratta di individuare i soggetti che hanno poteri di firma e di autorizzazione e i diversi soggetti che svolgono funzioni aziendali, quali regole di comportamento sono previste dentro l’azienda, quali sistemi di tracciabilità dei processi e delle operazioni aziendali sono in vigore.
- analisi comparativa e piani di miglioramento. si tratta di fare l’analisi dei diversi sistemi di controllo per le attività considerate rischiose o a rischio reato già previsti in azienda e di migliorarli se del caso.
- redazione e adozione del modello 231. a questo punto si è pronti per la redazione del modello 231 che si suddivide in 3 parti: parte generale che comprende il codice etico, il regolamento dell’Organismo di Vigilanza, il sistema disciplinare. La parte speciale nella quale sono indicate per ogni tipo di reato la sintesi del reato e le modalità di commissione, le funzioni e i processi aziendali coinvolti, la procedura per la formazione e l’applicazione delle decisioni. Il modello 231 diventa operativo in seguito alla delibera di adozione del Cda.
Organo di vigilanza
Il cuore del modello di gestione previsto dal decreto 231 è l’organo di vigilanza che può essere collegiale o monocratico, con componenti interni o esterni. L’orano do vigilanza è responsabile di:
- proporre adattamenti e aggiornamenti del modello organizzativo
- vigilare e controllare l’osservanza e l’attuazione del Modello da parte dei destinatari
- gestire le informazioni ricevute in merito al modello
- gestire e tenere sotto controllo le iniziative di formazione e informazione per la diffusione della conoscenza ma, soprattutto, della comprensione del modello stesso
Rispetto alla normativa sulla privacy e al GDPR il titolare del trattamento dei dati personali, il responsabile ed il Data Protection Officer risultano essere interlocutori importanti dell’Organo di Vigilanza alla stregua del RSPP e dei Responsabili dei Sistemi di Gestione Aziendale previsti e individuati con il Modello 231. Si intende che anche l’Organismo di Vigilanza è sottoposto al controllo e al monitoraggio del trattamento dei dati durante lo svolgimento delle sue funzioni.
Costi e preventivi per la redazione del modello 231
Il modello organizzativo 231 è un documento complesso, non è uguale per tutte le società, aziende, enti che vogliono adottarlo. Un preventivo per la redazione del modello 231 deve quantificare i costi in base alla complessità del modello organizzativo e di gestione dell’intera azienda ed è connesso al suo livello di rischio.
Seppure il costo di stesura e adozione del modello 231 può essere ritenuto una seccatura o oneroso, è opportuno precisare che pone la società, l’azienda, l’ente che l’adotta al riparo da conseguenze molto più gravi e costose nel caso di commissione di uno dei reati descritti sopra, per il quale senza il modello, la responsabilità può essere attribuito all’intera organizzazione aziendale.
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